Mise en place d'un système de classement d'accueil

Mise en place d'un système de classement d'accueil

Classeurs et boîtes

Commencer une maison dépôt système lorsqu'il est important de documents, tels que factures, correspondance commerciale, assurance, medical rapports et documents fiscaux commencent à s'accumuler. Attribuer une place pour le dépôt. Cela peut être votre bureau à domicile, un garage, une chambre supplémentaire ou un placard supplémentaire. Le lieu de dépôt peut contenir des classeurs, des bacs ou des boîtes. Vous pouvez opter pour un mélange de systèmes de stockage à utiliser pour vos fichiers. Mélange de bureau bureau classeurs, bibliothèques intégrées avec des étagères et de bacs de rangement ou de plaine, boîtes de classement vous donnerait des options supplémentaires pour le tri et le stockage de vos fichiers.

Fichier de fermer par les documents que vous auriez besoin de faire sur une base régulière. Utilisez Bureau classeurs ou tiroirs avec séparateurs de dépôt pour stocker des documents dont vous avez besoin d'accéder en permanence à. Pour tout ce que vous avez besoin pour la tenue de registres pour les besoins futurs, tels que les contrôles fiscaux possible ou revenir en arrière de documents archivés, vous pouvez utiliser des bacs ou des boîtes. Bacs de rangement en plastique et des boîtes de dépôt que vous pouvez étiqueter peuvent garder vos papiers intact pour les années à venir.

Pour garder vos polices d'assurance, les certificats de naissance, cartes de sécurité sociale, les licences de mariage, les documents d'immigration, les testaments et les relevés bancaires, utilisez une boîte résistant au feu ou coffre.

Dépôt des dossiers, des liants et des enveloppes

Organiser vos fichiers à l'aide d'enveloppes et dépôt des dossiers. Vous pouvez utiliser différentes couleurs de dossiers pour séparer chaque fichier, ou vous pouvez opter pour des dossiers avec plusieurs séparateurs. Il y a aussi des liants de printemps que vous pouvez utiliser pour compiler les choses. Utilisez des enveloppes pour classer les éléments dont vous avez besoin pour assurer l'étanchéité. Il y a des enveloppes avec la même taille que les papiers légaux qui ont sous séparateurs que vous pouvez étiqueter. Par exemple, une enveloppe de dépôt pour garder la garantie pour les appareils ménagers aurait plusieurs séparateurs avec chaque onglet étiqueté pour chaque appareil. Un dossier avec plusieurs séparateurs pour factures peut avoir 12 onglets correspondent aux 12 mois dans une année. L'étiquette séparément chaque mois.

Vous pouvez utiliser des autocollants, marquage machine ou marqueurs pour écrire les étiquettes. Vous pouvez également taper vos étiquettes sur un papier blanc, les couper en petits morceaux et utiliser un ruban adhésif transparent pour eux respecter les dossiers ou les enveloppes, ou vous pouvez utiliser la colle pour coller le papier sur les dossiers.

Fichiers informatiques

Fichiers non seulement venir en formes de papier ou de copies papier, mais peut également venir en formulaires électroniques. Ces fichiers électroniques sont ce que vous gardez sur votre ordinateur. Organisez vos fichiers informatiques en créant différents dossiers qui servent des objectifs différents. Lorsque vous libellez vos fichiers, l'ordinateur normalement organise leur ordre alphabétique. Vous pouvez opter pour les étiqueter avec des dates ou des noms. Vous pouvez également créer des sous-dossiers dans chaque dossier principal, indiquant les différents sujets, des mois ou des années. Protégez vos fichiers électroniques en créant des mots de passe pour chaque dossier que vous créez. Restreindre les mots de passe à certains membres de la famille qui auraient besoin d'accéder aux fichiers de partage. Cela signifie, pas partage de mots de passe avec des enfants car ils peuvent accidentellement supprimer vos fichiers ou, pire, égarer les mots de passe qui peuvent se retrouver dans de mauvaises mains. Installer un pare-feu et appliquer un cryptage pour empêcher les pirates de voler des informations importantes de vos fichiers informatiques.

Sauvegarde de fichiers

Il est important de faire des doublons ou des copies de vos fichiers importants, surtout celles que vous souhaitez conserver dans un coffre-fort. De cette façon vous pouvez garder l'original copie sécuritaire, tandis que les doublons peuvent rester à proximité en cas de besoins immédiats que vous ayez à vérifier sur eux se posent. Utiliser une clé USB, le CD ou le disque dur externe pour sauvegarder vos fichiers informatiques. Si vous le souhaitez, vous pouvez vous pouvez numériser des documents importants et téléchargez-les sur votre ordinateur, puis copiez les documents sur un périphérique de sauvegarde, tel qu'un CD ou lecteur flash.


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