Avantages & inconvénients du dépôt chronologique

Avantages & inconvénients du dépôt chronologique


Classement chronologique est une méthode de classement des documents qui vous permet d'entretenir tous les documents liés à une opération donnée ou de la relation d'affaires. Parmi ses avantages est que dépôt chronologique est tenue complète. Il est capable de raconter une histoire sur la transaction ou de la relation à une personne peu familier avec les événements. Cependant, dépôt chronologique a ses inconvénients et sa sœur méthode de dépôt peut-être offrir un meilleur système, selon les documents étant maintenu.

Définition

Chronologique moyen d'organiser les documents, reçus et autres documents à l'aide de la date sur le document ou la date de dépôt du fichier création ou modification. Le document le plus ancien est placé au début du fichier avec tous les documents subséquents étant placés de la même manière selon la date et le mois (p. ex., 1er août, le 15 septembre, le 30 août).

Pros

Classement chronologique est une excellente méthode pour des achats importants et des relations d'affaires importantes. Tous les documents sont conservés après la date d'achat ou le début de la relation au jour actuel, ce qui permet d'expliquer précisément comment les événements survenus et quelles personnes ou entités qui ont été impliquées. La rigueur du dépôt chronologique peut être particulièrement utile dans les litiges. Dépôt chronologique vous permet également d'accéder rapidement à des documents spécifiques dont vous avez besoin sans la recherche par le biais de l'intégralité du fichier tant que vous savez le délai dans lequel les documents ont été créés ou modifiés.

Inconvénients

Dépôt chronologique peut entraîner des fichiers volumineux qui absorbent une grande quantité d'espace. En outre, fichiers chronologiques peuvent contenir des papiers sans importance, tels que des lettres types et correspondance habituelle, qui ne doivent pas être déposés. Étant donné que sont conservés tous les documents relatifs à une question, il peut être difficile de tirer facilement un document particulier dont vous avez besoin si vous ne connaissez pas la date, il a été créé ou modifié. Une façon d'atténuer cet inconvénient est de maintenir un index de tous les documents dans le fichier avec une seule colonne, la date du document et une seconde colonne décrivant le document afin que vous pouvez facilement localiser un document particulier. L'index doit être mis à jour chaque fois qu'un nouveau document est ajouté au fichier.

Dépôt chronologique inverse

Un autre apparentées mais différente méthode de dépôt, est une production chronologique inverse. En utilisant cette méthode, le nouveau document est placé au début du fichier avec tous les documents sont déposés de manière similaire (par exemple, 1 juin, le 1er mai, 1er avril). Si utiliser le chronologique ou inverse chronologique méthode est une préférence personnelle, mais beaucoup de gens préfèrent ce dernier pour le dépôt d'objets payés comme carte de crédit ou factures de services publics parce que plus les factures et les confirmations de paiement peuvent rarement devant être consultées.


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